Diese zehn Fragen musst Du Dir vor jeder PowerPoint-Präsentation stellen
Über eine halbe Milliarde Menschen nutzen PowerPoint. Laut verschiedener Internetquellen werden pro Sekunde 350 PowerPoint-Präsentationen gestartet – das sind 30 Millionen pro Tag.
Wenn so viele Präsentationen in PowerPoint gehalten werden, sollten sie gut vorbereitet sein. Im Durchschnitt verwenden Vortragende lediglich zwei Stunden für die Vorbereitungszeit. Ich finde das wenig.
Schließlich verwenden laut Statista 17,4% der Angestellten, die Präsentationssoftware nutzen, (fast) täglich PowerPoint. 23,9% gaben an, die Software mehrmals die Woche zu nutzen.
In diesem Beitrag geht es deshalb um die 10 Fragen, die wir uns vor jeder PowerPoint-Präsentation stellen sollten. Die kritischste Frage kommt dabei ganz zum Schluss.
Wir tun heute so, als würden wir diese Präsentation gemeinsam vorbereiten.
1 Ist PowerPoint das richtige Medium?
In vielen Unternehmen wird diese Frage nicht mehr gestellt. Alles wird in PowerPoint dargestellt. Ganz gleich ob Tabellen, Fließtext oder anspruchsvolle Grafiken. Ausnahmen bestätigen dabei die Regel.
Jeff Bezos hat PowerPoint Gerüchten zufolge verboten. In seinem Unternehmen werden zur Vorbereitung auf Meetings Word-Dokumente erstellt. Wichtige Informationen werden in Textform vorbereitet.
Ich persönlich bin für einen guten Mix: Wenn Informationen aufbereitet und verschickt werden, erstelle ich gerne gut strukturierte Leseunterlagen. Sobald diese Informationen einem größeren Adressatenkreis präsentiert werden, greife ich zu PowerPoint.
Auch die Unterlagen für meine Schulungen und Trainings basieren auf PowerPoint.
Für den restlichen Beitrag gehen wir mal davon aus, dass Du diese Frage mit „Ja“ beantwortet hast und wir uns der weiteren Vorbereitung unserer PowerPoint-Präsentation widmen können.
2 Was soll das Publikum nach der PowerPoint-Präsentation mitnehmen?
Diese Frage sollten wir uns immer stellen, wenn wir etwas präsentieren. Unabhängig vom genutzten Medium.
Die Ziele unserer Präsentation können vielfältig sein. Hier ein paar Auswahlmöglichkeiten.
Verkauf: Produkte und Dienstleistungen wollen verkauft werden. Dafür werden gerne PowerPoint-Präsentationen genutzt. Wichtig ist hierbei, dass alle Beteiligten eine ähnliche Erwartung haben. Es ist nervig, eine Verkaufspräsentation zu hören, wenn man eigentlich etwas lernen möchte.
Recruiting: Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Die Tagesschau berichtet über eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft. Demnach konnten im letzten Jahr (2022) 630.000 Stellen nicht besetzt werden.
Investition: Viele Unternehmen sind auf der Suche nach Liquidität. Insbesondere Startups sind auf externe Finanzierung angewiesen, da sie sich nicht selbst finanzieren können. Ihre Ideen und das Geschäftsmodell werden dabei ebenfalls in einer PowerPoint-Präsentation verpackt.
Inspiration: Bei einer Keynote geht es in der Regel um keines der drei genannten Ziele. Stattdessen ist das Ziel Inspiration. Die Zuhörenden sollen gedanklich aus dem Alltag ausbrechen können und möglicherweise ihre Routinen hinterfragen bzw. optimieren.
Aufklärung: Ich lausche gerne Vorträgen, um etwas zu lernen. Das Ziel der Person, die vorträgt, sollte genau das sein: Vermittlung von Wissen oder Aufklärung.
Die PowerPoint-Präsentation bei dieser Keynote bestand nur aus einem Titelbild - mein Ziel war Inspiration
Es gibt noch weitere Ziele für eine PowerPoint-Präsentation. Von Unterhaltung bis Provokation ist alles denkbar. Lass uns nun den weiteren Fragen widmen. Die nächste ist fast etwas philosophisch.
3 Was steht im Vordergrund: Die PowerPoint-Präsentation oder ich?
Vermutlich klingt diese Frage etwas albern. Ich erkläre Dir, was ich damit meine.
Manchmal habe ich das Gefühl, dass Vortragende sich hinter ihrer PowerPoint-Präsentation verstecken. Das ist erstmal paradox, da die Präsentation meistens im Hintergrund an die Wand projiziert wird.
Trotzdem ist die Frage wichtig! Schließlich lenkt die PowerPoint-Präsentation von uns als vortragender Person ab. Die Blicke sind nicht bei uns, sondern auf der Leinwand.
Bis zu einem gewissen Grad ist das gut. Schließlich helfen gute Visualisierungen beim Verständnis. Gerät die Person, die spricht, allerdings zu sehr in den Hintergrund, wird sie austauschbar. Das würde bedeuten, dass die Präsentation auch von jeder anderen Person gehalten werden könnte.
Mein Tipp ist deshalb
Nutze während Deiner PowerPoint-Präsentation auch Zeiten, in denen Du keine Folie zeigst!
Ich mache das gerne am Anfang, bei Pausen und am Ende. In diesen Momenten habe ich die ungeteilte Aufmerksamkeit. Und zwar nicht nur der Ohren, sondern auch der Augen.
Hierfür kannst Du im Präsentationsmodus die Taste „B“ drücken. Das steht für „Black“ und zeigt nur einen schwarzen Bildschirm. Die meisten mobilen Presenter haben ebenfalls eine Taste dafür.
Alternativ kannst Du entsprechende Folien in Deine Präsentation einbauen. Bedenke allerdings, dass Du dann nicht mehr so flexibel bist.
In Summe sollte eine gute PowerPoint-Präsentation das Gesagte unterstützen und nicht ersetzen.
4 Wie sind die Rahmenbedingungen für die PowerPoint-Präsentation?
Nach dem philosophischen Ausflug werden wir wieder etwas alltäglicher. Für unsere PowerPoint-Präsentation sollten wir die Rahmenbedingungen kennen.
Am allerwichtigsten finde ich in diesem Zusammenhang den Wissensstand des Publikums. Theoretisch ist das gesamte Spektrum von „kein Vorwissen“ bis hin zu „absoluter Expertise“ möglich. In der Realität ist es meistens eine Mischung irgendwo dazwischen.
Dennoch ist es wichtig, sich darüber vorher Gedanken zu machen und die PowerPoint-Präsentation entsprechend anzupassen.
Am Anfang meiner Präsentationen starte ich immer mit einer Einführung. Für Personen mit großem Vorwissen ist das eine Wiederholung. In meinen Augen ist das gut investierte Zeit.
Lasse ich diese Einführung weg, laufe ich Gefahr, die breite Masse mit weniger Vorwissen abzuhängen. Und das möchte ich nicht.
Wie bei allem auf der Bühne, bin ich ein Freund davon, das transparent zu machen.So sage ich beispielsweise beim Einstieg: „Wir starten mit einer kurzen Einführung, damit wir alle einen vergleichbaren Wissensstand haben. Nach 5 Minuten steigen wir tiefer in das Thema ein.“
Damit wissen alle, woran sie sind.
Natürlich sind auch die weiteren Rahmenbedingungen zu klären. Zu nennen sind an dieser Stelle die Dauer und Zeit für eine mögliche Diskussion im Anschluss.
5 Wie schaffe ich Interaktion während der PowerPoint-Präsentation?
Die Aussagen über unsere Aufmerksamkeitsspanne sind genauso vielfältig wie die Farben der Blätter im Herbst. Dabei ist die Quintessenz immer dieselbe: Sie ist kurz.
Deshalb müssen wir dem Publikum unserer PowerPoint-Präsentation Abwechslung bieten. Ich nutze hierfür gerne Interaktionsmöglichkeiten. Hier hast Du verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Interaktion während Deiner PowerPoint-Präsentation
Bei größeren Gruppen würde ich eher die Abfrage mit Handzeichen oder Mentimeter wählen. In Kleingruppen bietet sich die Diskussion einer Frage an. Achte darauf, dass Du die Aufmerksamkeit des Publikums behältst. Sobald Du das Gefühl hast, diese zu verlieren, ist es Zeit für eine Interaktion.
Das gilt insbesondere bei längeren Events und nach längeren Pausen. Ist unsere PowerPoint-Präsentation beispielsweise in einen Event-Tag eingebettet, dürfen wir das nicht vergessen.
Unser Publikum würde an dem Tag dann vermutlich 20 Präsentationen hören. Hier können wir über ansprechende Interaktion Abwechslung schaffen und dürfen den Zuhörenden nicht zu viel zumuten.
6 Ist die PowerPoint-Präsentation selbsterklärend?
Bei diesem Punkt bin ich zwiegespalten. Einerseits sollten die Folien unserer Präsentation meiner Meinung nach selbsterklärend sein. Andererseits sollten sie unser gesprochenes Wort ergänzen.
Hier ist also Fingerspitzengefühl gefragt. Ist die Tonspur einer Präsentation beispielsweise unabdingbar, solltest Du die Präsentation nicht verschicken. Natürlich sollten wir auch nicht nur vorlesen, was eh schon auf der Folie steht. Betreutes Lesen mag nämlich niemand.
Ich habe mich mit diesem Punkt lange schwergetan. Deshalb habe ich mir angewöhnt, eine unbeteiligte Person über meine PowerPoint-Präsentation schauen zu lassen. Versteht diese zu 90%, was ich sagen möchte, bin ich zufrieden. Löst meine Präsentation allerdings mehr Fragen aus als sie Antworten gibt, muss ich sie nochmal überarbeiten.
Nachdem sichergestellt ist, dass unsere PowerPoint-Präsentation selbsterklärend ist, können wir uns der grafischen Darstellung widmen.
7 Ist die PowerPoint-Präsentation ansprechend gestaltet?
Bei der Frage, was die ansprechende Gestaltung einer PowerPoint-Präsentation bedeutet, scheiden sich die Geister. Hier kannst Du es nicht allen recht machen.
Manchmal musst Du Dich sicherlich an einen vorgegebenen Master halten. Achte darauf, dass dieser aktuell ist. Viele Vorgaben möchte ich Dir hier nicht machen. Drei Dinge sind mir allerdings wichtig:
Format: Das Format 4:3 wird nicht mehr genutzt. Achte darauf, dass Deine Präsentation im Format 16:9 für heutige Bildschirme optimiert ist.
Wörter: Bei meiner Recherche für diesen Beitrag habe ich gelesen, dass eine Seite in PowerPoint durchschnittlich 40 Wörter umfasst. Achte darauf, Deine Worte gut zu strukturieren und baue – sofern angemessen und möglich – Visualisierungen mit ein.
Einheitlichkeit: Ganz gleich, nach welchem Stil Du Deine Präsentation aufbaust, sei konsistent. Unser Auge mag es, wenn Erwartungen erfüllt werden. Überschriften, Fußzeilen & Co sollten also immer an der gleichen Stelle sein.
8 Wird die PowerPoint-Präsentation im Anschluss verschickt?
Diese Frage ist recht leicht zu beantworten. Ich stelle meine PowerPoint-Präsentation im Nachgang immer gerne zur Verfügung. Sind wir mal ehrlich: Angeschaut wird sie meistens sowieso nicht.
Trotzdem freut sich das Publikum, wenn es weiß, dass man nicht mitschreiben oder die Folien fotografieren muss.
Bist Du für Deine PowerPoint-Präsentation bei einem externen Event eingeladen, besprich am besten vorher mit dem Organisationsteam, wie der Versand durchgeführt wird.
Ansonsten kannst Du auch anbieten, dass man Dich bei Interesse für die Unterlagen gerne direkt kontaktieren kann. Das würde ich aber eher im kleinen Rahmen als auf der OMR-Bühne vor 10.000 Menschen machen.
9 Wie kommt die PowerPoint-Präsentation auf die Leinwand?
Zugegebenermaßen klingt diese Frage banal, ist sie aber nicht. Mit der Vielfalt an technischer Hard- & Software steigt die Gefahr von fehlender Kompatibilität. Das gilt insbesondere bei individuellen Schriftarten, eingebetteten Videos, GIFs und weiteren Spezialeffekten.
Stelle daher im Vorfeld sicher, welches Betriebssystem genutzt wird und wie Du Deine PowerPoint-Präsentation am besten an die Leinwand projizierst.
Ich schicke die Präsentation im Vorfeld immer an das Organisationsteam, mich selbst und bringe einen USB-Stick mit. So kann (fast) nichts mehr schief gehen.
10 Würde ich mir selbst bei der PowerPoint-Präsentation zuhören wollen?
Die Performance bei unserer PowerPoint-Präsentation ist immer eine Mischung aus der vorbereiteten Visualisierung und unserer Tonspur.
Dabei besteht unsere Tonspur nicht nur aus den Worten, die wir verwenden. Auch die Körpersprache und unsere Tonalität sind wichtig. Laut einigen Studien sind diese beiden Faktoren sogar wichtiger als der Inhalt – zumindest in der Wirkung.
Beantwortest Du diese kritische Abschlussfrage mit nein, bietet sich eine weitere Iteration an. Überarbeite dazu entweder die PowerPoint-Präsentation an sich, oder feile nochmal an dem, was (und vor allem wie) Du etwas sagst.
Dabei kann ich Dir helfen. In Kleingruppen und Einzelcoachings feile ich individuell an Deinem Präsentationsstil. Schreibe mir eine Mail und vereinbare einen Termin zum kostenlosen Vorgespräch.
Jetzt wünsche ich Dir erstmal viel Erfolg bei Deiner anstehenden PowerPoint-Präsentation und hoffe, dass Dir diese zehn Fragen bei der Vorbereitung geholfen haben.
