So bereite ich mich als Moderator auf ein Event vor
Der Prozess zur Vorbereitung auf eine Moderation bei einem Event ist sehr individuell. Einige Auftraggeber betreue ich schon seit Jahren mit etablierten Event-Formaten. Andere wiederum fangen gerade erst an und konzipieren eine komplett neue Veranstaltung.
In diesem Beitrag geht es vor allem um Events, die ich vorher noch nicht moderiert habe, wobei die Schritte auch für Bestandskunden passen. Sie sind dann nur etwas kürzer, weil man sich ja schon kennt.
Dabei ist mir bewusst, dass ich als Moderator Dienstleister für das Event bin. Den Service-Gedanken habe ich dementsprechend verinnerlicht. Neben einer professionellen Moderation möchte ich in der Zusammenarbeit vor allem mit Verbindlichkeit und der Übernahme von Verantwortung punkten.
Diese elf Schritte zur Vorbereitung auf ein Event bzw. eine Moderation gehen wir in diesem Beitrag durch
1. Kontaktaufnahme fürs Event
Am Anfang von allem steht die Kontaktaufnahme. Diese erfolgt meistens über LinkedIn oder per Mail und findet in der Regel 3 bis 12 Monate vor dem Event statt.
Circa 50% meiner Auftraggeber kennen mich nur aus meinen Posts. Der anderen Hälfte wurde ich empfohlen. Ich finde, das ist eine gute Mischung.
Je nach Größe des Events startet die Kontaktaufnahme schon viele Monate im Voraus, damit eine solide Planung möglich ist. Dabei ist das natürlich die Idealvorstellung. Ich wurde auch schon wenige Tage vor einem Event angefragt. Meistens muss ich solche Anfragen allerdings aus Zeitgründen absagen.
2. Erstgespräch fürs Event
Die oberste Priorität im Erstgespräch (3 bis 12 Monate vor dem Event) hat das gegenseitige Kennenlernen. Genau wie im Bewerbungsgespräch müssen beide Seiten gucken, ob es passt. Das klingt wie eine Plattitüde, ist aber wirklich so. Genau wie ich als Bewerber potenzielle Jobs absagen kann, habe ich schon Aufträge abgelehnt, die nicht zu mir gepasst haben - und zwar nicht nur wegen des Budgets
Bei aller Rationalität im Geschäft spielen meiner Erfahrung nach Bauchentscheidungen ebenfalls eine große Rolle. Es muss einfach passen.
Im Erstgespräch vor einem Event erkläre ich schon einmal meine Kalkulation für die Angebotserstellung. Das schafft Transparenz und managt die Erwartungen für die Höhe des Angebots, sodass es hinterher weniger Fragen gibt. So erkläre ich beispielsweise die Wichtigkeit und den Umfang der Vorbereitung.
3. Abgabe und Annahme des Angebots
Zu diesem Zeitpunkt (3 bis 12 Monate vor dem Event) ist das Programm meistens noch nicht komplett fertig. In meinem Angebot muss ich dementsprechend mit Annahmen rechnen. Sollte das Event auf einmal drei statt zwei Tage dauern, passe ich mein Honorar an. Dasselbe gilt, falls aus der Anmoderation von vier Keynotes auf einmal vier Diskussionsrunden werden. Solche Panels sind viel aufwendiger in der Vorbereitung.
Ein Vertrag wird nur selten aufgesetzt. Trotzdem lege ich viel Wert auf die schriftliche Bestätigung meines Angebots. Hier habe ich schon mal negative Erfahrungen gemacht.
4. Schriftliche Updates fürs Event
Programme können sich ändern. Und das tun sie innerhalb von 2 bis 6 Monaten vor dem Event laufend. Das gilt sowohl für die involvierten Personen als auch die geplanten Formate. Um hier auf dem aktuellen Stand zu bleiben, muss ich mit meinem Auftraggeber nicht jedes Mal telefonieren. Wenn es Updates gibt, bekomme ich diese in der Regel schriftlich mit.
Ein Tipp aus der Praxis: Ich dokumentiere meine Notizen zu jedem Event separat nach Auftraggeber sortiert. So stelle ich sicher, dass ich jede der Anpassungen berücksichtige.
Insbesondere, wenn die Anfrage eher kurzfristig kam, fällt dieser Prozessschritt meistens weg.
5. Detailgespräch fürs Event
Jetzt (2-6 Wochen vor dem Event) geht’s ans Eingemachte. Bis zu diesem Zeitpunkt habe ich noch nicht viel vorbereitet. Durch Änderungen im Programm wäre das womöglich vergeblich. Außerdem habe ich in der Zwischenzeit andere Events moderiert oder Trainings gegeben, die meine Aufmerksamkeit erforderten. Das ändert sich jetzt.
Diese Fragen interessieren mich als Moderator brennend zur Vorbereitung auf ein Event
Im Detailgespräch kläre ich zum Teil auch unerwartete Fragen, zum Beispiel:
Duze oder sieze ich das Publikum?
Soll ich gendern und wenn ja, wie?
Welcher Dresscode wird erwartet?
Welche Möglichkeiten zur Interaktion fürs Publikum gibt es?
Bekomme ich Visuals, um über LinkedIn & Co. auf das Event hinzuweisen?
Ist es in Ordnung, wenn ich mit einem iPad moderiere und auf gedruckte Moderationskarten verzichte?
Bei Diskussionsrunden bitte ich meine Auftraggeber zu diesem Zeitpunkt um eine Vorstellungs-Mail bei den Teilnehmenden. Diesen Ball greife ich dann auf, um den nächsten Punkt anzugehen.
6. Entwurf & Abstimmung von Leitfragen
Wenn es bei dem Event Interviews und/oder Diskussionsrunden gibt, stimme ich mich zwei bis vier Wochen vor dem Event mit meinen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern ab. Hierbei sind mir vor allem zwei Dinge wichtig:
Ich möchte sicherstellen, dass ich keine Themen anspreche, über die mein Gegenüber nicht sprechen möchte. Und ich frage mein Gegenüber, ob es Themen gibt, die ich auf jeden Fall ansprechen sollte.
Ein Trick, den ich über die Jahre gelernt habe: Es gibt immer wieder Leute, die auf meine Mail mit Leitfragen nicht antworten. Deshalb schreibe ich: “Höre ich nichts von Dir, gehe ich von stillschweigender Zustimmung aus :-).” Das spart Nachfragen.
An dieser Stelle habe ich schon einmal darüber geschrieben, worauf es beim Fragen stellen ankommt.
7. Last-Minute-Anpassungen
Es werden sich immer Dinge ändern. Das gilt zwei Wochen vor dem Event genauso wie eine Stunde vor Beginn. Personen fallen aus oder Slots werden geschoben. Das ist für mich völlig normal. Früher habe ich meine Moderationskarten immer erst am Abend vorher gedruckt, um auf diese Änderungen reagieren zu können. Heute mache ich das alles digital.
Ein wichtiger Punkt: Alle Schlüsselpersonen bekommen meine Handynummer. So können wir uns schneller erreichen als per Mail.
8. Rechtzeitige Ankunft & Technik-Check
Innerhalb von Hamburg reise ich meistens mit dem Fahrrad an (wenn das Wetter es zulässt). Außerhalb von Hamburg vertraue ich auf die Bahn. Das heißt, dass ich genügend Puffer einplanen muss. Da viele Events vormittags starten, reise ich häufig schon am Vorabend an. Wenn es sich ergibt, lerne ich beteiligte Personen so schon kennen, bevor es am nächsten Tag losgeht.
Bei guter Vorbereitung auf ein Event bleibt genug Zeit für Smalltalk. Der Technik-Check ist hier schon durch (siehe Headset)
Am nächsten Morgen habe ich dann genug Zeit für einen Technik-Check: Mikrofon, Licht, Interaktion – alles muss funktionieren. Das minimiert Fehler im Ablauf. Leider ist ein Technik-Check aber auch keine Garantie dafür, dass alles reibungslos läuft.
9. Showtime
Hier gibt’s nicht viel zu sagen. Auf diesen Tag haben wir hingearbeitet, mein Auftraggeber in der Regel noch viel intensiver als ich. Wir sind den ganzen Tag in enger Abstimmung. Es kann immer sein, dass sich etwas ändert. Und sollte es zu brenzligen Situationen kommen, liegt die Entscheidung am Ende nicht bei mir, sondern immer beim Auftraggeber.
Hier ein Beispiel: Ein Star-Gast kommt zu spät. Schieben wir den Slot oder müssen wir ihn so kürzen, dass die Person viel weniger Bühnenzeit bekommt als geplant?
10. Ausklingen
Die meisten Events sind nicht plötzlich vorbei. In der Regel gibt es nach dem Bühnenprogramm leckeres Essen und Drinks im Networking-Teil. Der Großteil der Arbeit ist für mich dann vorbei, und ich kann abschalten und mit meinen Auftraggebern anstoßen.
11. Danke und Feedback
Einen Tag nach dem Event bedanke ich mich persönlich per Mail bei allen Personen, mit denen ich auf der Bühne war. Das nimmt zwar etwas Zeit in Anspruch, wird aber sehr wertgeschätzt. Im Rahmen dieser Mail bitte ich zudem um Feedback und habe schon wertvolle Gedankenanstöße bekommen.
Zudem weise ich darauf hin, dass ich als Moderator bzw. Präsentationstrainer jederzeit zur Verfügung stehe. So haben sich für mich schon mehrere Aufträge ergeben.
Und klar: Am Tag nach dem Event bekommt mein Auftraggeber auch die Rechnung. 😊
Fazit zur Vorbereitung auf ein Event
Eine gute Vorbereitung auf ein Event ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Moderation. Jeder Schritt – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Feedback – trägt dazu bei, dass das Event reibungslos verläuft. Wer strukturiert arbeitet, flexibel bleibt und sich auf Veränderungen einstellt, kann glänzen und einen echten Mehrwert für das Event bieten. Für einen Blick auf die Vorbereitung aus Eventmanagement Sicht, empfehle ich den Gastbeitrag von Maria.
